Wat doet automatisering met mensen? 

Juist dat soort processen roept de vraag op hoe je ze ook op de lange termijn goed georganiseerd houdt. Bij VISTA werd die vraag steeds urgenter: hoe zorg je dat het examenproces betrouwbaar blijft én uitvoerbaar in de toekomst? Joël Maassen, projectleider bij het Projectbureau: “De aanleiding voor het project lag in de wens om het examenproces slimmer, veiliger en toekomstbestendig te organiseren.” Daarom onderzocht VISTA hoe digitalisering en automatisering – onder meer met behulp van robots – kunnen helpen om administratieve handelingen te verminderen en processen efficiënter te laten verlopen.

Terwijl VISTA werkte aan het toekomstbestendiger maken van het examenproces, ontstond landelijk een nieuwe ontwikkeling. MBO Digitaal zocht scholen die onder begeleiding wilden implementeren: een zogeheten koplopertraject, waarin vooroplopende scholen samen met leveranciers en SURF de koppeling implementeren, functioneel testen en valideren. Voor VISTA kwam dat op een logisch moment. Veel voorbereidend werk was al gedaan: processen waren beschreven, rollen helder en medewerkers betrokken. Daardoor kon relatief snel worden gestart met testen in de praktijk.

Als ‘koploper’ werden ervaringen niet alleen intern gebruikt, maar ook gedeeld met landelijke partners. VISTA ging als een van de eerste scholen in Nederland organisatiebreed live met de OKE-koppeling voor CEM-rekenexamens en maakt inmiddels ook gebruik van de koppeling voor TOA Schrijven en SPL-examens. In totaal worden meer dan 6.500 examens per jaar ondersteund door de koppeling. Dit is een belangrijke stap in de transitie van een analoog naar een digitaal examenproces.

En toen kwam Robbie

Binnen dat traject kreeg automatisering ook een naam: Robbie. Geen collega van vlees en bloed, maar een softbot die ’s nachts handelingen uitvoert en werk overneemt.

“Een robot kan niet improviseren,” zegt Caroline. “Als één studentnummer niet klopt, stopt hij.” Het proces moest volledig worden uitgeschreven, stap voor stap.

De eerste toepassing was klein, maar veelzeggend: presentielijsten. Werk dat normaal door zo’n 25 medewerkers wordt gedaan. “Dat is knip- en plakwerk dat (bijna) niemand leuk vindt,” zegt Caroline. “En het moet elke week opnieuw.” Automatisering leverde daar direct verlichting op. Daarna volgde een grotere stap: het automatisch aanmaken van examenmomenten. Dat bleek complexer dan vooraf gedacht. “Een robot kan niet improviseren,” zegt Caroline. “Als één studentnummer niet klopt, stopt hij.” Het proces moest volledig worden uitgeschreven, stap voor stap.

Maar hoe zorg je dat een softbot – Robbie, in dit geval – het werk goed doet? De oplossing lag in structuur: unieke benamingen, consistente invoer en foutloze data. Het was soms puzzelen, maar juist dat proces bracht ook energie.

Wat merken medewerkers ervan?

In de praktijk merken ze al snel wat het oplevert. Waar eerder veel handmatig werk nodig was, ligt het nu klaar wanneer medewerkers ’s ochtends binnenkomen. Bij alleen al de digitale examens van TOA gaat het om duizenden examens per jaar en talloze handelingen die niet meer handmatig hoeven.

Maar ook voor studenten verandert er iets. Door de datakoppeling worden ze automatisch geïnformeerd en verschijnt een examen direct in hun agenda. Ook zijn resultaten sneller zichtbaar, omdat ze via de koppeling direct in hun resultaatstructuur worden verwerkt. Minder verwarring dus, en minder situaties waarin iemand voor een lokaal staat zonder ingepland te zijn.

Automatisering verschuift werk

De grootste verandering speelt zich misschien wel af binnen het team zelf. Sommige uitvoerende taken verdwijnen, terwijl vaktechnische rollen juist meer richting advisering en ondersteuning van onderwijsteams bewegen.

Die verschuiving gebeurde niet vanzelf. Binnen het team werd gekeken naar hoe rollen en werkzaamheden zich konden ontwikkelen in de nieuwe manier van werken. Teamleider Ingrid Gerits vertelt hoe mensen stap voor stap zijn meegenomen. “In teamoverleggen hebben we steeds uitgelegd wat er verandert, waarom het verandert en wat dat betekent voor ieders rol.” Daardoor kwam de ontwikkeling niet als een verrassing.

Voor sommige functies betekent digitalisering dat werkzaamheden deels verdwijnen. Tegelijk ontstaan nieuwe accenten. Vaktechnische medewerkers bewegen dichter naar het onderwijs toe, met meer ruimte voor advies en kwaliteitsborging. “Het werk wordt anders,” zegt Ingrid, “maar ook beter georganiseerd.”

“Ik verwachtte eigenlijk meer weerstand”

Tijdens het traject zocht Joël bewust het gesprek op om te horen wat automatisering met mensen deed. “Ik verwachtte eigenlijk meer weerstand,” zegt hij. “Maar wat ik vooral hoorde en zag, was opluchting. Veel repetitieve taken waar mensen weinig energie uit halen, verdwijnen. Dat geeft ruimte voor werk dat meer waarde toevoegt.”

Een ding is duidelijk: automatisering maakt zichtbaar hoeveel werk er normaal achter de schermen gebeurt. Werk dat vaak onzichtbaar is, maar gedragen wordt door veel collega’s. Kleine veranderingen daarin kunnen grote impact hebben: voor medewerkers, voor onderwijs en uiteindelijk voor studenten. En misschien is dat wel de belangrijkste winst.